Eine Messe planen? – So gelingt Ihr Messetransport in Köln und Umgebung

Es geht wieder los – langsam trauen sich Veranstalter und Aussteller wieder, Messen zu planen. Die Statistik zeigt es lohnt sich: Im Jahr 2019 füllten über 45.000 Aussteller und rund 2,3 Millionen Besucher die Hallen der Koelnmesse und generierten insgesamt Umsätze in Millionenhöhe. Nach zwei Jahren Corona-Pause können Besucher es nun kaum erwarten, wieder in Massen auf das Messegelände zu strömen. Damit Sie als Aussteller einen Messeauftritt erfolgreich umsetzen können, sind die richtige Logistik und die richtige Organisation essenziell. Wir geben Ihnen einige Tipps, wie Sie Ihre Messe in Köln und den Messetransport planen und was Sie beachten sollten.

Marketing-Spritze für Ihr Unternehmen

Natürlich, auf einer Messe die eigenen Produkte und Dienstleistungen auszustellen kostet Ihr Unternehmen viel Geld. Standgebühren, Material für den Stand, Planung, Marketing und so weiter machen sich in den Finanzen bemerkbar. Legen Sie deshalb einen festen Budgetplan für die gesamte Ausstellung an. Bei einem gelungenen Messeauftritt erwirtschaften Sie meist am Ende mehr, als Sie für den Auftritt ausgegeben haben.

Wenn Sie einen anziehenden Messestand erstellen, treffen Sie auf interessierte Besucher und andere Unternehmer und gewinnen schließlich neue Kunden für Ihre Produkte und neue Kontakte für Ihr Unternehmen. Da auf dem Messegelände Aussteller derselben Branche ein weitgehend homogenes Publikum ansprechen, gilt die Messe als eines der stärksten Marketingwerkzeuge. Sehen Sie Messen deshalb eher als Investition in das Image Ihres Unternehmens. Vergessen Sie nur nicht, die neugewonnenen Kontakte nach der Messe aufrechtzuhalten! Außerdem können Sie von neuen Produkten der Konkurrenz erfahren und für sich selbst dazulernen.

 

Die Messe planen: Checkliste für Messeaussteller

Da Sie vermutlich nicht alle Aufgaben selbst erledigen können, planen Sie Messedienstleister für Messebau, Catering und Logistik in Ihr Messekonzept mit ein. Teilen Sie auch Ihr Unternehmenspersonal frühzeitig für verschiedene Aufgaben auf der Messe ein. Sobald Sie Zuständigkeiten intern und extern geklärt haben, können Sie mit der eigentlichen Organisation der Messe beginnen und ein Messekonzept entwerfen.

Nutzen Sie soziale Medien, Portale wie LinkedIn oder eine Ausgabe Ihres Newsletters als Plattform, Ihren Messeauftritt publik zu machen. Kündigen Sie Ihren Messeauftritt frühzeitig an und kommunizieren Sie ein Rahmenprogramm für den Zeitraum der Messe für Besucher und potenzielle neue Kontakte. Dementsprechend können Sie den Messestand planen und ein Design für Ihren Messestand erstellen. Auch sollten Sie analoges Marketing vor und während der Messe betreiben, wie beispielsweise durch das Aufhängen von Plakaten oder das Verteilen von Flyern. Tester und Give-aways an Ihrem Stand sorgen bei Besuchern und Unternehmern für einen bleibenden Eindruck.

In Zeiten der Corona-Pandemie sollten Sie außerdem auf Ihre Messe Checkliste schreiben, hybride Angebote bereitzustellen. Erstellen Sie zum Beispiel Livestreams oder laden Sie Videoaufzeichnungen hoch, damit Besucher auch ohne anwesend zu sein an der Messe teilhaben können. Sie können beispielsweise Daten zum Login für eine Mediathek auf Ihrer Website zur Verfügung stellen. Suchen Sie sich vielleicht auch auf einer Karrieremesse Tipps, wie man Messestände mit Abstand und Hygienekonzept gestaltet.

 

Ihr erster Schritt zur Messe Köln

Eine Messe organisieren ist mit großem Aufwand verbunden – nicht nur finanziell, sondern auch logistisch. Vor allem, wenn Sie größere Exponate präsentieren wollen, benötigen Sie entsprechende Fahrzeuge. Für den Transport Ihrer Exponate sollten Sie auch unbedingt eine Versicherung abschließen, damit etwaige Schäden nicht Ihren kompletten Budgetrahmen sprengen. Entsprechende Policen sollten mindestens Transportschäden, Diebstahl und eine Haftpflicht abdecken.

Auch sollten Sie sich im Vorfeld um Parkausweise und Zugänge für Mitarbeiter und Dienstleister kümmern, damit der Transport zum Messegelände und der Aufbau Ihres Messestandes und Ihrer Exponate reibungslos ablaufen kann. Damit Sie nicht noch für Reinigungskosten aufkommen müssen, eignet sich eine Abdeckplane 12×8 m, die Sie unter dem Messestand oder im Transporter zum Schutz Ihrer Exponate ausbreiten können.

 

Das geeignete Fahrzeug für Ihren Messetransport

Bei Rent in Cologne finden Sie immer den passenden Transporter, LKW oder PKW, den Sie für Ihren Messetransport benötigen – suchen Sie sich dafür Ihr Transportfahrzeug einfach aus unserer Flotte aus oder lassen Sie sich von unserem Service beraten.

Da ein Messestand meist aus großen Teilen besteht oder die Exponate selbst viel Raum einnehmen, eignet sich für einen Messetransport vor allem der MAN Truck TGL mit einem Ladevolumen von etwa 35 m³ oder der Renault Master Koffer mit einem Ladevolumen von etwa 23 m³. Für beide LKW-Modelle erhalten Sie gegen einen minimalen Aufpreis auch Sackkarren und Hubwagen, damit Sie die Teile Ihres Messestandes und etwaiges Zubehör und Exponate bis zu Ihrer Standfläche transportieren können. Beide Modelle sind ab €129 pro Tag erhältlich.

Für Zubehörteile oder sonstiges Transportgut bieten wir ebenfalls kleinere Transportermodelle an, wie zum Beispiel den MAN TGE Koffer mit einem Ladevolumen von 21 m³ oder den Iveco Daily Koffer mit einem Ladevolumen von 18 m³. Beide Modelle sind ab €124 pro Tag erhältlich. Für einen einfacheren Transport gibt es den Iveco Daily auch mit Ladebordwand. Wie auch die beiden LKW-Modelle bieten wir auch für unsere Transporter Sackkarren und Hubwagen an.

 

Mit Vollgas zur nächsten Messe

Mit unseren Tipps und einem gelungenen Konzept für die Messe kann Ihr Unternehmen in die nächste Messesaison 2022/2023 starten. Zwar wird der Messebesuch Sie insgesamt einiges kosten, aber durch die neugewonnen Kunden und Kontakte wird der Nutzen die Kostenseite bei einem gelungenen Messeauftritt deutlich übersteigen.

Der Messetransport gehört dabei zum A und O der Planung. Wie oben erwähnt, sollten Sie den Transport entweder zusätzlich versichern oder bei Ihrer bestehenden Versicherung anfragen, welche Schäden gedeckt würden und welche Policen Sie zusätzlich benötigen würden. Die Mietwagen von Rent in Cologne sind für einen umfassenden Versicherungsschutz allesamt vollkaskoversichert.

Sobald Sie Ihre Messe planen, kontaktieren Sie uns telefonisch oder per Mail unter www.rent-in-cologne.de/kontakt. Wir beraten Sie umfassend und erstellen Ihnen bei Bedarf gerne auch ein individuelles Angebot für Ihren gelungenen Messetransport!

Rent-in-Cologne ® 2022